Vos demandes arrivent par courriel et se perdent entre plusieurs fichiers
Situation de départ
Les demandes arrivent dans une boîte de courriel partagée, parfois par téléphone. Une personne les recopie dans un tableur et les transfère à la bonne équipe, qui tient aussi son propre fichier.
Quand un client relance, il faut fouiller plusieurs boîtes et plusieurs fichiers pour connaître l’état de sa demande. Les validations se font par courriel, sans trace claire de qui a décidé quoi.
La solution que nous pouvons construire
Une application de traitement des demandes. Un formulaire unique alimente une liste partagée : chaque demande reçoit un responsable, un statut et, au besoin, une étape de validation. Les bonnes personnes sont notifiées au bon moment et tout l’historique reste attaché à la demande.
Fonctionnalités essentielles
- Formulaire de demande unique, avec les champs utiles à votre processus
- Attribution automatique ou manuelle selon des règles simples
- Statuts partagés : nouvelle, attribuée, en validation, traitée
- Étapes de validation lorsqu’une décision est nécessaire
- Notifications aux demandeurs et aux responsables
- Historique complet des échanges et des décisions
Bénéfices attendus
- Un point d’entrée unique pour toutes les demandes
- Une vue claire de qui traite quoi et de ce qui attend
- Moins de ressaisie entre courriels et fichiers
- Des réponses plus simples quand un client relance
Indicateurs à suivre
Ces mesures permettent de vérifier avec vous si la solution produit l’effet recherché.
- Délai de traitement
- Temps entre la réception d’une demande et sa clôture.
- Demandes sans réponse
- Demandes ouvertes sans action après un délai convenu.
- Temps administratif
- Temps passé à recopier, transférer et relancer les demandes.
Votre situation ressemble à celle-ci ?
Décrivez votre contexte. Le premier échange sert à comprendre votre situation et à identifier une prochaine étape adaptée.